Tre saker vi har gemensamt
Publicerat: 21 maj, 2012 Postat i: Arbetsmiljö, Lära känna varandra, Storgrupp, Ungdomar Lämna en kommentar »När vi hittar gemensamma nämnare med andra människor har vi mycket lättare att relatera till varandra. I en stor grupp kan man behöva hjälp på traven med att hitta det gemensamma. Den här övningen lyfter fram både gemensamma saker och det unika som varje individ tillför gruppen.
Bilda grupper om 3-8 personer. Varje grupp får i uppdrag att hitta tre gemensamma nämnare, samt en unik sak med varje person i gruppen. Unik i det här sammanhanget är något man är ensam om att kunna, och bidra med, i just den här gruppen. Varje grupp får ett stort pappersark/blädderblad och tjocka tuschpennor. Be dem att rita en ”blomma” av stora cirklar – se bilden – som de sedan skriver in sina namn i samt de saker de har gemensamt.
När alla grupper är klara samlar man ihop den stora gruppen igen, blädderbladen sätts upp på väggen och en person från varje grupp redovisar vad man kom fram till. Ni har nu en vägg full av blommor och information om vad ni har gemensamt och vad ni kan bidra med – som ni kanske inte visste innan. Det gemensamma förenar oss och det unika hos var och en av oss bidrar till gruppen och gör den bättre och starkare än den skulle varit om vi alla vore exakt likadana.
The Man Who Thinks He Can
Publicerat: 16 maj, 2012 Postat i: Citat, dikter, berättelser, metaforer Lämna en kommentar »If you think you are beaten, you are,
If you think you dare not, you don’t.
If you like to win, but you think you can’t,
It is almost certain you won’t.
If you think you’ll lose, you’re lost,
For out in the world we find,
Success begins with a fellow’s will.
It’s all in the state of mind.
If you think you are outclassed, you are,
You’ve got to think high to rise,
You’ve got to be sure of yourself before
You can ever win a prize.
Life’s battles don’t always go
To the stronger or faster man.
But soon or late the man who wins,
Is the man who thinks he can.
Walter D. Wintle ?
Spinna nät
Publicerat: 22 april, 2012 Postat i: Lära känna varandra, Lekar, Presentationsövningar, Ungdomar 1 Kommentar »Det här är en lekfull presentationsövning som passar bra när man behöver lära sig allas namn i en grupp. Med hjälp av ett garnnystan så spinner ni ett nät emellan er. Metoden passar för grupper mellan sex och 20 deltagare.
Gör så här:
Sitt i en ring så att alla ser alla. Bestäm vad som ska ingå i presentationen – t ex namn och fritidsintresse, eller ”om jag vore ett djur så vore jag en …. därför att…” Högst en mening!
Du som ledare kan börja. När du presenterat dig klart så behåller du garnändan i din hand och kastar själva garnnystanet vidare. Den som får nystanet gör sin presentation, behåller garntrådet i sin hand och kastar vidare. På så sätt fortsätter man tills alla fått presentera sig, och till slut har ni ett ”spindelnät” av garn som går kors och tvärs mellan er.
Ni kan nysta upp garnbollen igen genom att kasta tillbaka den i motsatt ordning. Den som kastar kan då säga namnet på den person man kastar till – så skapas ytterligare en chans att lära sig allas namn.
Tips: Metoden passar också bra att använda vid avslutning/utvärdering av ett möte. Istället för att presentera sig så kan man säga något om dagen/mötet.
Övning i samsyn
Publicerat: 18 april, 2012 Postat i: Arbetsmiljö, Blogg i bloggen - Marie har ordet, Grupputveckling, Kommunikation, Verksamhetsutveckling 1 Kommentar »I höstas var jag processledare för runda bordssamtal där chefer, fackliga representanter och skyddsombud fick tillfälle att ha dialog om nuläge och framtid. Syftet med dialogen var att tillsammans identifiera vilka utmaningar de såg framöver och se vad som behövde förbättras. Vid dagens slut ville man ha skapat samsyn kring vad som skulle prioriteras i arbetsmiljöarbetet inom organisationen.
Hmm samsyn tänkte jag…. Undrar om vi har samsyn på begreppet samsyn…?
Deltagarna fick därför börja med att reflektera tillsammans kring begreppet samsyn.
Hur definierar vi samsyn? Hur vet man att man har det? Vad är det bra för? Det visade sig att det inte var så lätt att definiera som man kan tro… Det har att göra med att vara överens, men är det samma sak som att alla tycker likadant? Är det kanske att ha samma bild av något? Hur mycket samsyn behöver vi ha för att kunna jobba bra tillsammans?
Det kan vara lätt att tänka att samsyn innebär att vi ska tycka och agera precis likadant och då blir allting bra. Jag skulle istället vilja definiera det så här:
Samsyn har vi när alla inblandade har en gemensam uppfattning om mål och vision, värderingar och ambitioner för samverkan, kunskap om varandras kompetens, resurser, möjligheter och begränsningar… Dvs vad som krävs för att gemensamt kunna genomföra exempelvis en aktivitet/en arbetsuppgift/vårt uppdrag.
Sen kan samsynen innebära:
- Att vi tycker och agerar lika, eller att vi tycker och agerar olika.
- Att vi respekterar och accepterar det, eller att vi tycker och agerar olika och inte respekterar eller accepterar det. I så fall får vi jobba vidare på det eller kanske välja att gå skilda vägar. Alla inblandade vet i alla fall vad som gäller.
Lyckas man skapa samsyn skapas en nödvändig plattform, ett gemensamt synsätt att utgå ifrån. Med denna grund att stå på kan vi göra ett bra jobb tillsammans. Samsyn ger mycket vinster exempelvis förståelse, kunskapsbyggande, lojalitet, respekt, fokus, arbetsro/kvalitetstid, effektivitet, styrning…. Vi har allt att vinna på att skapa samsyn!
Tillbaka till runda bordssamtalet och dess fokus på samverkan….
Den inledande samtalsövningen följdes upp med att man mer konkret fick fundera över vilka saker man kan samverka om, och vilka man inte kan samverka – för att se om man hade samsyn på detta. Denna övning gav en spännande dialog! Ibland verkade det som om att det fanns delade åsikter, men med lite utredande frågor och beskrivningar kunde vi se att de flesta tänkte lika i grunden. Något alla var överens om var att det inte går att skapa samsyn och inte heller veta om man har samsyn om man inte pratar med varandra. Vilken bra insikt! 
Med denna gemensamma plattform att utgå från satte vi då igång de runda bordssamtalen..
Backspegling
Publicerat: 17 april, 2012 Postat i: Arbetsprocess, Mötesteknik, Reflektion 2 kommentarer »Backspegling är en form av reflektion och kan användas i både korta och långa processer. Själva idén med metoden är att man tillsammans avsätter en stund för att påminna sig och tänka igenom det man varit med om tidigare. Med en backspegling som start kan man snabbare ta upp tråden från tidigare moment för att komma vidare. Du kan också fånga upp sådant som hänt mellan momenten som kan vara bra att känna till. Du kan använda metoden exempelvis när ett beslut är fattat, efter fikat eller som start dag två på en utbildning – för att ”checka in”. När det är långt mellan olika moment kan det vara extra bra att inleda med en backspegel. Hur många ni är och vad syftet är får vägleda vilket upplägg du väljer.
Så här kan det gå till:
Inled med att kort beskriva/påminna om det förra momentet (mötet, avsnittet eller dagen). Be deltagarna att berätta hur de upplevde det tidigare momentet, om de har några tankar och funderingar som de vill ta upp. Gå laget runt och låt var och en få tala till punkt och uttrycka sina åsikter. Ingen får avbryta och alla måste vänta på sin tur. Eventuellt kan du styra genom att först gå varvet runt och be deltagarna att kommentera vad som var bra, och därefter ta en ny runda för att kommentera vad som var mindre bra. Du kan också inleda med att låta deltagarna samtala om det förra momentet i mindre grupper eller först fundera en stund individuellt.
En variant av kortare backspegling är att fråga ”vad fick ni med er från förra momentet?” och släppa ordet fritt, de som vill får kommentera.
Processkartläggning
Publicerat: 3 april, 2012 Postat i: Förändring, Grupputveckling, Metodutveckling, Planering, Problemlösning, Verksamhetsutveckling Lämna en kommentar »Att göra en processkartläggning kan vara utvecklande för en arbetsgrupp. Processer finns i alla företag och organisationer, vare sig vi väljer att arbeta med dem eller inte. Genom att kartlägga en process och se hur aktiviteter hänger ihop med varandra skapas en gemensam bild av hur man jobbar – en processkarta. Det blir som att spela upp en film – ruta för ruta följer man händelseförloppet och ser hur samspelet fungerar mellan procesens olika aktörer. Med process menas ett arbetsflöde som har en början och ett slut och har en kund i slutändan som efterfrågar ett gott resultat/en leverans/en vara.
Vad är bra med processkartläggning?
- Man skapar samsyn på processen och en tydligare bild av allas roller och uppgifter, medarbetarna ser hur de bidrar till helheten.
- Processen blir överblickbar och förbättringsområden identifieras t ex flaskhalsar och onödigt tidskrävande rutiner.
- Medarbetarna involveras i utvecklingsarbetet och kan lättare genomföra förändringar när de förstår varför det ska göras.
- Man kan minska kostnader och få högre effektivitet.
- Verksamheten fokuserar på kundnytta genom att säkerställa att allt som utförs bidrar till leveransen och är till värde för kunden – vare sig det gäller en produkt eller tjänst.
Tips för att lyckas:
- Det är viktigt att definiera syfte och mål med processkartläggningen. En framgångsfaktor är att involvera medarbetarna och besvara dessa frågor: Varför ska vi göra kartläggningen? Vad ska resultatet användas till? Vilka ska delta i kartläggningen? Vilka ska vara delaktiga i analysen? Hur ska vi genomföra eventuella förändringar?
- När man kartlägger processen kan man med fördel göra det i en workshop, då aktörer/medarbetare som arbetar i de olika delarna av processen kan vara med.
- Att göra en processkartläggning kan ta tid men det är väl investerade timmar. Det är bättre att avsätta fler träffar än att försöka skynda på processen.
- Använd långa och stora papper, till exempel på rulle eller många hopsatta blädderblocksblad och en stor bords-, vägg- eller golvyta.
- Se till att ha många notislappar (och tuschpennor med smal spets att skriva med) att skriva aktiviteterna på. Använd verb och substantiv t ex ”överlämna blankett”, dvs både hur och vad.
- Använd enkla symboler. En vågrät kvadrat/notislapp per aktivitet. Ritar man eller ställer den på högkant innebär det att det finns valmöjligheter i detta steg, dvs det finns flera alternativ i nästa steg i processen.
- Kartlägg hur det verkligen ser ut (om det inte är en ny process som ska kartläggas), inte hur det borde vara. Om man inte är verklighetstrogen så ser man inte var ev. problemorsaker finns.
- När hela processen är beskriven kan man behöva kontrollera kartläggningen med personer som inte varit med men som är aktörer i processen. Stämmer flödet? Saknas något? Justera vid behov.
- För att kunna jämföra med något kan man även rita upp en idealisk process (eller en jämförbar process som ni hittat genom benchmarking). Då kan man jämföra det faktiska flödet med det idealiska för att upptäcka förbättringsmöjligheter.
1. Kartläggning
Börja med att definiera vad som är ingången i processen som ska kartläggas, t ex ett specifikt kundbehov, och skriv detta på tavlan/väggen. Rita en cirkel runt för att visa att det är input i processen. Gör på samma sätt med processens output, dvs vad den resulterar i, t ex en specifik leverans. Nu har ni start och slut och uppgiften blir att beskriva processen där emellan.
Kartlägg alla aktörer i processen. Vem eller vilka är det som gör något? Använd en notislapp för varje aktör och skriv namn eller funktion på lappen. Fäst sedan lapparna i en lodrät rad längst till vänster på kartan.
Vad är det första som händer i processen? Troligen är det så att någon av aktörerna (i den vänstra lodräta raden) gör något. Ta en ny notislapp och skriv upp vad som görs – dvs en aktivitet. Sätt lappen till höger om den aktörens notislapp.
Vad händer sedan? Nu är det dags att involvera alla deltagare i workshopen. Be dem att skriva ner alla aktiviteter de kan komma på, en aktivitet per notislapp. När alla aktiviteter är nedskrivna börjar arbetet med att sortera dem. Sorteringen kan behöva ske i flera steg. Börja med att klustra de som handlar om samma sak. Bestäm vilken formulering som bäst beskriver detta steg i processen och använd den (skriv ev. en ny notislapp med denna formulering). När ni gjort detta är det dags att sortera aktiviteterna i den ordning de utförs.
Vilket är steg nummer två i processen? Sätt den lappen till höger om den föregående och på samma höjd som lappen för aktören som utför handlingen –så man ser tydligt vem som ansvarar för varje aktivitet. Processkartan byggs sen på med den ena händelsen efter den andra. Bind samman genom att rita pilar mellan lapparna.
2. Analys
När man känner sig nöjd med nulägesbeskrivningen är det dags att ta titt på processen. Hur ser det ut? Är detta det bästa sättet att uföra vårt jobb på? Finns det dubbelarbete, oklarheter, kritiska situationer, väntesituationer, flaskhalsar, är processen onödigt krånglig? Kan vi förenkla och förbättra? I de aktiviteter ni hittar problem markerar ni med röd penna. Skriv sedan upp problemen på ett blädderblad och se till att ni är eniga om vad dessa innebär. Poppar det upp nya bra idéer? Skriv upp dem och spara tills det är dags att arbeta fram lösningar.
3. Målbild och handlingsplan
När man är överens om vad man vill förändra, dvs hur det hela kan bli bättre, då kan man flytta om lapparna på kartan (eller rita nytt), för att skapa en bild av hur man vill ha det. Vad behöver ni göra för att nå dit? Gör en handlingsplan tillsammans - med aktiviteter, ansvarig, datum då alla förändringar ska vara genomförda. Beskrivning av en enkel handlingsplan hittar du här.
Följ upp och återkoppla när ni lyckats.
Benchmarking
Publicerat: 2 april, 2012 Postat i: Arbetsprocess, Effektivitet, Förändring, Metodutveckling, Omvärldsanalys, Verksamhetsutveckling 1 Kommentar »Enkelt uttryckt betyder benchmarking ”att jämföra”. På svenska skulle vi kunna säga verksamhetsjämförelse eller prestandajämförelse. Det är en metod för att systematiskt lära av goda förebilder och att jämföra den egna verksamheten med konkurrenter eller andra branscher. Syftet är att få insikt och kunskap som kan omsättas till effektiva förbättringar i den egna verksamheten genom att lära sig av de bästa - oavsett bransch.
Men hur gör man effektiv benchmarking rent konkret? Många gör misstaget att åka ut och titta på hur andra gör utan att först veta exakt hur man själv gör. Det kan därför vara en god idé att förbereda benchmarkingen för att kunna göra relevanta jämförelser. Ett sätt är att göra en processkartläggning av den egna verksamheten. Man får då en tydlig bild av hur de egna arbetsmomenten och processerna ser ut och det blir lättare att jämföra med motsvarande hos ett annat företag. Genom att ta fram mätpunkter kan vi se om de är bättre än vi samt vad de gör som inte vi gör.
Så här kan en benchmarking gå till:
1) Ta reda på hur vi själva gör genom att kartlägga den egna verksamheten/processen .
2) Identifiera process eller arbetsmoment att ”benchmarka” sig mot.
3) Leta efter en jämförbar verksamhet. Det kan vara en annan enhet inom den egna organisationen, ett annat företag inom samma bransch eller ett företag inom annan bransch.
4) Samla in information. Var väl förberedd och ta gärna fram frågeformulär och egna processmätetal innan besöket.
5) Summera informationen direkt efter besöket och analysera skillnader. Reflektera över det ni ser. Vilken prestationsnivå hade man? Vad gjorde man annorlunda? Hur gjordes dessa aktiviteter?
6) Sätt mål och formulera konkreta förbättringsförslag.
Lite tankar om personlig effektivitet och om vad som är viktigt här i livet
Publicerat: 15 mars, 2012 Postat i: Effektivitet, Personlig utveckling, Planering, Prioritering 1 Kommentar »För en tid sen höll jag en kortare workshop på temat personlig effektivitet. Ett spännande ämne! Är jag själv en förebild? Ja, kanske ibland… Jag kan vara väldigt effektiv och få mycket gjort när det handlar om något jag gillar att göra. Det som är roligt är lätt att avsätta tid för! Men även om det är roliga saker kan det bli för mycket och man måste välja vad man ska börja med. Hur vet man då att man prioriterar rätt saker?
Syftet med workshopen var att få prova på olika verktyg/metoder för att på ett bra sätt planera och hinna med sina arbetsuppgifter. Detta gjordes bl a genom att vi i en övning identifierade våra tidstjuvar men även delade goda vanor med varandra och lyfte fram framgångsfaktorer. Vi var överens om att det är viktigt att ta ansvar för sin egen effektivitet. Att ha självkännedom och veta vad som påverkar mig och hur effektiv jag kan vara är en bra start. Jobbar jag bäst på morgonen eller kvällen? Kan jag anpassa min arbetstid efter detta? Behöver jag lugn och ro för vissa arbetsuppgifter – hur skapar jag i så fall det?
Som start- och presentationsövning fick deltagarna fundera ut och presentera en förebild inom personlig effektivitet. Någon de känner… Varför är denna person en förebild? Vilka är framgångsfaktorerna? I turordning fick deltagarna berätta om sin vän, och vi fick upp ett antal gemensamma nämnare för hur man kan vara effektiv. Nyckelord som kom upp var: struktur, sätta gränser, ha energi, en sak i taget, avsätta tid för det viktiga först m.m. Dessa nyckelord kom att genomsyra hela workshopen.
En av metoderna som deltagarna fick prova på är en klassisk metod att använda vid prioritering. Jag har beskrivit den här. För det är ju HUR vi använder vår tid som avgör om vi får något gjort eller inte. Vi har alla samma antal timmar, 24 timmar på ett dygn, 168 timmar i veckan – varken mer eller mindre. Man hinner inte allt man vill, måste, borde. Vi hinner det vi prioriterar. Prioriterar man inte aktivt själv så gör någon annan det åt dig. Varje person äger sin egen tid. För att illustrera läste jag även denna berättelse för deltagarna. Den är inte ny, men bra! Den ger oss perspektiv på saker och ting och vi påminns om vad som är det viktiga i livet. För att just påminna mig så har jag en post it-lapp på min dator med följande frågor:
Vilka är ”golfbollarna” i mitt liv? Behöver de ha mer utrymme? Hur ska jag göra för att ge dom det?
Vilka är småstenarna? Får de lagom med utrymme?
Vad representerar sanden i mitt liv? Kan jag ta bort eller minska ner på dessa saker?
Är det kanske dags för en fika med en kompis? 
Vi hade flera symboler under workshopen – det är ett bra sätt för hjärnan att komma ihåg alla goda råd. Till exempel: Hur äter man upp en elefant? – En bit i taget! Elefanten = den där stora tunga jobbiga arbetsuppgiften som verkar så svår att ta tag i… Det rådet handlar förstås om att bryta ner en stor uppgift i mindre delar, och ta en sak i taget! Att helt enkelt börja någonstans!
På-skriv-om jobbiga arbetsuppgifter så finns ytterligare en uttryck (med djursymbol!) som lär oss hur vi ska ta itu med dem: Svälj den fulaste grodan först! Jobbiga uppgifter som vi inte tagit tag i kan ligga och störa oss undermedvetet och ta vår energi. T ex ett samtal som vi borde ta med någon, arbetsuppgifter som är tråkiga… Att gå omkring och fundera över det man borde göra men inte har gjort sänker motivationen och därmed produktiviteten. Dessutom kan man få ont i magen och känna sig stressad. Känner du igen dig? Jämför detta med känslan att faktiskt ha tagit tag i den där gamla surdegen, ”ha svalt den där fula grodan” – så skönt det känns när det är gjort! Alla de andra grodorna kommer att glida ner så mycket lättare efter detta! 
En annan illustrerande berättelse som jag läste var den om att slipa yxan. Hur effektiv är man om det enda verktyg man har är en gammal slö yxa! Vi behöver se till att ha bra redskap och tid för återhämtning. Det är en lönande investering! Har du några slöa yxor i ditt liv som du behöver slipa?
Vi pratade också om ”Good enough” och om att släppa perfektionskraven och vara nöjd med det man faktiskt åstadkommit. Det finns mycket att vinna på att spana efter och lyfta fram framgångar istället för att haka upp oss på det som gick mindre bra. Kan vi göra mer av det som fungerar? Vi är också varandras arbetsmiljö – kan vi hjälpa varandra att bli mer effektiva och må bra på arbetet? Ett sätt att få koll på balansen i livet är att använda sig av den här metoden.
För att inte workshopen skulle falla i glömska och alla god råd och bra idéer bli oprövade så fick deltagarna en sista uppgift, nämligen att under en stund reflektera över ”Mitt första steg till förändring – hur ser det ut?” Var och en fick bestämma sig för något de ville göra för att förbättra och effektivisera sitt arbetssätt, och skriva ned det på ett papper. Detta första steget till förändring skulle vara väldigt konkret och de fick också planera in när de skulle göra detta.
När vi planerade upplägget för workshopen hoppades vi att deltagarna skulle gå därifrån med nya idéer kring hur man kan jobba effektivt och hur man kan känna sig nöjd med det man gör. Har du som läser det här fått någon ny idé av det här inlägget? Eller har du ytterligare ett tips att dela med dig av? Skriv gärna en kommentar!
Namn på tid
Publicerat: 17 februari, 2012 Postat i: Energizers and Icebreakers, Lekar, Presentationsövningar, Ungdomar 1 Kommentar »Namnlek där utgångsläget är att alla deltagarna står i en ring. Varje deltagare ska nu säga sitt namn i tur och ordning. Därefter tar den som leder ett steg in i ringen och säger namnet på en annan av deltagarna, som då i sin tur tar ett steg in i ringen och säger namnet på en annan person, som får ta ett kliv in i ringen och säga namnet på ytterligare en person. Fortsätt så tills alla personer finns i den inre ringen.
Nu bryter man denna och tar plats i den yttre ringen igen. Alla vet nu hur övningen går till. Utmaningen nu är att göra övningen en gång till så snabbt som möjligt. Ledaren börjar från början, tar ett steg in och säger ett namn. Samtidigt med detta tar ledaren tiden. När alla finns i den inre ringen igen, berättar man hur lång tid det tagit och utmanar deltagarna att förbättra tiden.
Övningen kan upprepas flera gånger, beroende på tid och lust. Den passar utmärkt både som en presentationsövning och som en energizer när man behöver bryta av en annan aktivitet med något annorlunda.
